Δελτία Αποστολής
Δελτίο Αποστολής (ΔΑ) — Οδηγός Χρήσης
Το Δελτίο Αποστολής (ΔΑ) είναι το παραστατικό που εκδίδεται κατά την αποστολή εμπορευμάτων προς πελάτη. Ο παρών οδηγός καλύπτει ολόκληρη τη ροή εργασίας — από την έκδοση, τη μεταφορά, μέχρι την παραλαβή και τον τελικό έλεγχο — συνοδευόμενος από στιγμιότυπα οθόνης.
1. Έκδοση Δελτίου Αποστολής
Η έκδοση ΔΑ γίνεται μέσα από το σύστημα, ακολουθώντας τη γνωστή διαδικασία. Παρακάτω φαίνεται η φόρμα δημιουργίας:
1.1 Υποχρεωτικά πεδία
Στο παράθυρο του δελτίου πρέπει να συμπληρωθούν τα εξής:
| Πεδίο | Σημειώσεις |
|---|---|
| Τόπος φόρτωσης | Η διεύθυνση αφετηρίας — Έδρα ή Αποθήκη (βλ. καρτέλες στη φόρμα). |
| Τόπος αποστολής | Συμπληρώνεται αυτόματα από τον καταχωρημένο πελάτη — πάντα ελέγχετε ότι είναι σωστό. |
| Είδος συσκευασίας | π.χ. κιβώτια, παλέτες κ.λπ. |
| Ποσότητα | Αναφέρεται στον αριθμό κιβωτίων, όχι τεμαχίων. |
| Στοιχεία μεταφοράς | Πληροφορίες μεταφορικής / οχήματος (βλ. καρτέλα «Στοιχεία Μεταφοράς»). |
| Αριθμός οχήματος | Πινακίδα του μεταφορικού μέσου. |
| Σκοπός | Συνήθως Πώληση. |
| Ώρα | Βλ. παρακάτω σημείωση |
00:00. Φροντίστε πάντα να ορίσετε τη σωστή ώρα! Μπορείτε είτε να πληκτρολογήσετε απευθείας στο πεδίο, είτε να πατήσετε το βελάκι για επιλογή ώρας — στη δεύτερη περίπτωση πατήστε ΟΚ για επιβεβαίωση.
1.2 Γραμμές παραστατικού
Αφού συμπληρωθούν τα βασικά πεδία, πρέπει να προστεθεί η ποσότητα τεμαχίων στις γραμμές του παραστατικού. Στο προηγούμενο βήμα καταχωρήθηκε μόνο ο αριθμός κιβωτίων — εδώ καταγράφεται η πραγματική ποσότητα προϊόντων.
2. Αποστολή & Μεταφορά
2.1 Αποστολή με ίδια μέσα
Αν ο αποστολέας επιθυμεί να μεταφέρει ο ίδιος το εμπόρευμα (χωρίς μεταφορική εταιρεία), επιλέγει «Αποστολή Με Ίδια Μέσα» από το μενού Αποστολή:
- Συμπληρώστε τα στοιχεία μεταφοράς (π.χ. ίδιο όχημα, πινακίδα).
- Πατήστε Καταχώρηση.
Μετά την καταχώρηση, το status αλλάζει:
3. Παράδοση
Ο μεταφορέας (ή ο ίδιος ο αποστολέας, αν χρησιμοποιεί ίδια μέσα) δηλώνει παράδοση μέσω του μενού Παράδοση:
3.1 Τύποι παράδοσης
| Τύπος | Κατάσταση | Περιγραφή |
|---|---|---|
| FULL | Πλήρης | Παρελήφθησαν όλα τα κιβώτια. Δεν απαιτείται περαιτέρω ενέργεια. |
| PARTIAL | Μερική | Υπάρχει πλεόνασμα ή έλλειμμα. Πρέπει να δηλωθεί ο αριθμός κιβωτίων και να εκδοθεί νέο δελτίο. |
| NONE | Καμία | Δεν παρελήφθη τίποτα. |
Μετά τη δήλωση παράδοσης, το status αλλάζει σε «Ο μεταφορέας δήλωσε παράδοση» και ο έλεγχος εκκρεμεί.
4. Παραλαβή & Έλεγχος
4.1 Εισερχόμενα παραστατικά
Ο παραλήπτης του δέματος πρέπει να μεταβεί στα Εισερχόμενα Παραστατικά του, να βρει το σχετικό ΔΑ και να δηλώσει παραλαβή. Στα εισερχόμενα μπορεί να:
| Ενέργεια | Λεπτομέρειες |
|---|---|
| Προβολή | Εμφανίζει το ΜΑΡΚ, τον αριθμό μεταφορικού μέσου και τις γραμμές του παραστατικού. |
| Παραλαβή | Δήλωση ότι παρελήφθησαν τα εμπορεύματα (πλήρως ή μερικώς). |
| Άρνηση | Το ΔΑ παίρνει status «Άρνηση» και κλείνει οριστικά. |
Αν ο παραλήπτης δηλώσει ότι παρέλαβε όλα τα κιβώτια, ο έλεγχος ολοκληρώνεται αυτόματα.
4.2 Πλεόνασμα / Έλλειμμα
Αν ο παραλήπτης δηλώσει ότι δεν παρέλαβε όλα τα κιβώτια:
- Συμπληρώνει πόσα κιβώτια και πόσα τεμάχια παρέλαβε.
- Το σύστημα παραπέμπει στην έκδοση Δελτίου Ποσοτικής Παραλαβής για το πλεόνασμα ή έλλειμμα.
- Στη φόρμα αντιστοιχίζει τον κωδικό προμηθευτή με τον δικό του κωδικό προϊόντος.
- Αν δεν υπάρχει κωδικός, πατά Επεξεργασία λίστας → Δημιουργία — δημιουργείται νέος κωδικός (αύξουσα αρίθμηση).
- Ελέγχει ότι το πλεόνασμα / έλλειμμα είναι σωστό και πατά Καταχώρηση.
Η κατάσταση του δελτίου στον προμηθευτή διαμορφώνεται ως «Ο λήπτης βρήκε διαφορές στην παραλαβή».
4.3 Καταστάσεις δελτίου στα εισερχόμενα του λήπτη
Μετά την έκδοση δελτίου πλεονάσματος/ελλείμματος από τον προμηθευτή, η κατάσταση στα εισερχόμενα του λήπτη εξελίσσεται:
| Φάση | Κατάσταση στα εισερχόμενα λήπτη |
|---|---|
| Μετά την παραλαβή με διαφορές | Παραλήφθηκε-Επιβεβαίωση παραλαβής |
| Όταν εκδοθεί το νέο δελτίο | Εκδόθηκε |
| Όταν αποσταλεί | Σε διακίνηση |
| Μετά την παράδοση | Παράδοση από μεταφορέα |
5. Ροή εργασίας
Η πλήρης ροή ενός Δελτίου Αποστολής ακολουθεί τα παρακάτω στάδια:
| Στάδιο | Status Ship | Έλεγχος |
|---|---|---|
| Μετά την έκδοση | Εκδόθηκε δελτίο | — |
| Μετά την αποστολή | Έναρξη διακίνησης | Εκκρεμεί |
| Μετά τη δήλωση παράδοσης | Ο μεταφορέας δήλωσε παράδοση | Εκκρεμεί |
| Μετά πλήρη παραλαβή | Ολοκληρώθηκε | Ολοκληρώθηκε |
| Σε περίπτωση άρνησης | Άρνηση | Ολοκληρώθηκε |
| Λήπτης βρήκε διαφορές | Διαφορές παραλαβής | Διαφορές παραλαβής |